BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam melaksanakan kegiatan operasi, perusahaan diperlukan adanya manajemen perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia.
Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian suatu tujuan perusahaan. Agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang, maka diperlukan tenaga kerja yang berkualitas dengan tingkat kontra prestasi yang berbeda sesuai dengan prestasi yang disumbangkan pada perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan menjanjikan suatu kontrak prestasi yang berupa gaji. Karena aktivitas gaji bersifat berulang-ulang dan rutin, maka diperlukan adanya suatu sistem informasi penggajian agar dalam pelaksanaannya dapat terkoordinir dengan baik.
Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang memerlukan ketelitian dalam penepatan, penggolongan, pencatatan serta pembayarannya.
Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapklan kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Dalam suatu perusahaan yang besar, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai terhadap gaji.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem informasi yang baik. Sistem informasi ini merupakan keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja.
B. TUJUAN
Berdasarkan latar belakang kami mempunyai tujuan yaitu:
1. Untuk menjelaskan peranan-peranan system informasi dalam menunjang efktifitas dan efisiensi kerja pada sebuah perusahaan atau lembaga-lembaga yang sangat membutuhkan sebuah system informasi untuk memudahkan pekerjaan mereka.
C. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana System Informasi Berperan Dalam Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Dalam Suatu Perusahaan?
2. Bagaimana Pengertian Sistem Informasi?
3. Apakah Efektifitas Dan Efisiensi Kerja dalam prusahaan itu?
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. TINJAUAN TEORI
a) Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.
Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi.
Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika.
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
b) Efektifitas Dan Efisiensi Kerja
Efektifitas berkenaan dengan seberapa jauh suatu program telah mencapai tujuan yang diinginkan. Penilaian efektifitas didasarkan atas tujuan program sesuai dengan keinginan pembuat peraturan perundang-undangan yang berlaku”. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Efisiensi berkenaan hubungan antara produk yang dihasilkan dengan sumber daya yang digunakan. Penilaian diarahkan pada kecocokan, kelayakan, kataatan atas peraturan yang berlaku. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien jika pencapaian hasil kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan kegiatan dinyatakan efektif dan efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dikutip dari sumber lain “Efektifitas adalah suatu perbandingan antara kinerja unsur- unsur manajemen dengan tujuan yang ditetapkan” dan “Efisiensi adalah suatu perbandingan antara manfaat yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan”.
Menurut Drs. Soekarno K. dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar Manajemen. Bahwa yang dimaksud dengan efisiensi ialah perbandingan yang terbaik antara masukan (“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya usaha dan hasil, atau antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna : artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat.
1. Tepat : kena sasaran, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa yang dicita-citakan menjadi kenyataan.
2. Cepat : tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu, selesai tepat pada waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan.
3. Hemat : dengan biaya yang sekecil-kecilnya, tanpa terjadi pemborosan dalam bidang apapun.
4. Selamat : segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami hambatan-hambatan, kelambatan-kelambatan, ataupun kemacetan-kemacetan.
Selanjutnya menurut The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern.
Bahwa pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.
B. PEMBAHASAN
a) Bagaimana System Informasi Berperan Dalam Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Dalam Suatu Perusahaan
Sistem informasi secara umum dapat diartikan sebagai kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis, integratif dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung fungsi operasi, pembuatan dan pengambilan keputusan serta melakukan pengawasan dan pengendalian atas kinerja perusahaan.
Setiap organisasi membutuhkan informasi untuk membantu dalam mengelola tenaga kerja, material, energi, dan sumberdaya lain yang dimiliki. Informasi dan sistem informasi juga merupakan sumberdaya organisasi yang sangat berharga dan harus dikelola secara tepat untuk menunjang keberhasilan organisasi. Informasi akan memainkan peran penting, tergantung efektifitas penggunaan dan manajemen sumberdaya informasinya. Hal ini dikarenakan organisasi terus cenderung dihadapkan dengan perubahan-perubahan yang terus menerus terhadap ukuran, kompleksitas, dan cakupan dari operasinya. Sebagai contoh : suatu badan usaha senantiasa berkompetisi dengan kompetitornya dalam upaya memberikan produk dan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggannya yang sangat bervariasi di berbagai lokasi yang berbeda.
Badan usaha ini akan dapat menggunakan sistem informasi untuk menunjang efisiensi operasi usahanya dan efektifitas pengelolaan usahanya. Informasi ini harus akurat, tepat waktu dan disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akhirnya. Ia juga seharusnya dapat membantu organisasi dalam memperoleh keuntungan strategic dibandingkan para kompetitornya. Atas dasar itu, sistem informasi berperan penting dalam menunjang kesuksesan suatu organisasi saat ini.
Walaupun demikian, sistem informasi yang tidak secara tepat menunjang kebutuhan dari tujuan strategi organisasi, budaya korporasi, atau pegawai-pegawai organisasi dapat secara serius merusak keberadaan dan kesuksesan organisasi tersebut. Oleh karenanya pengelolaan system informasi yang tepat adalah tantangan utama organisasi.
Bagi para pengguna akhir termasuk di dalamnya setiap level manajerial, sistem informasi merepresentasikan hal-hal berikut (Suroso, 1998) :
1. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis, sehingga menempatkannya sebagai tantangan utama dalam pengelolaan sumberdaya.
2. Faktor penting yang mempengaruhi efisiensi operasional, produktifitas tenaga kerja dan modal, serta pelayanan kebutuhan dan pemuasan pelanggan.
3. Sumber utama informasi dan sarana penunjang utama dalam melahirkan keputusan yang efektif.
4. Salah satu komponen penting dalam proses pengembangan produk dan layanan yang kompetitif yang dapat memberikan keuntungan strategis bagi organisasi di pasaran.
5. Sesuatu yang penting, dinamik dan tantangan kesempatan pengembangan karir bagi banyak orang.
Lebih lanjut, Sistem informasi dapat berperan dalam suatu organisasi setelah terlebih dahulu dikelompokkan menjadi 3 peran strategis yang dianggap penting dari sistem informasi dalam membantu perusahaan. Ketiga peran kunci itu antara lain:
Peningkatan efisiensi dalam kegiatan operasional
Investasi teknologi sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional secara signifikan. Perusahaan dapat secara dramatis mengurangi posting biaya yang biasa dikeluarkan untuk melakukan kegiatan operasional, sekaligus meningkatkan kualitas dan penyampaian produk dan layanan jasanya.
Dengan adanya efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan, mengarahkan perusahaan untuk mengadopsi strategi Cost leadership. Walaupun demikian perushaan dapat pula kemudian mengadopsi strategi product differentiation dengan cara meningkatkan kualitas produk dan pelayanan jasa khususnya menekankan pada keunggulan perusahaan dalam keunikan produk dan layanan jasanya. Dalam ke dua kasus tersebut perusahaan akan dapat lebih mudah dalam mengatasi ancaman-ancaman persaingan. Karena akan sangat sulit bagi para pesaing manapun untuk memasuki industri baik yang bergerak produk sejenis ataupun subtitusi untuk mengalahkan pesaing yang efisien. Dengan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan, berimplikasi bahwa seolah-olah perusahaan telah membangun tembok penghalang bagi perusahaan lain untuk memasuki arena persaingan. Hal ini dapat dilakukan baik dengan cara meningkatkan jumlah investasi ataupun derajad kompleksitas dari teknologi yang digunakan dalam pengolahan produk. Tindakan-tindakan semacam ini akan mengurangi nyali para pesaing untuk memasuki arena persaingan dalam industry tersebut. Dengan investasi teknologi sistem informasi ini pula dapat digunakan sebagai sarana pelekat dalam membina hubungan dengan pelanggan dan pemasok bahan baku untuk senantiasa loyal dalam melakukan hubungan bisnis. Sekaligus hal ini dapat merupakan gembok yang kuat hingga sulit bagi para pesaing untuk merebut perhatian pelanggan dan pemasok untuk beralih hubungan. Secara singkat dapat dikatakan bahwa keunggulan teknologi sistem informasi dapat dijadikan basis kekuatan dalam membina dan melekatkan hubungan bisnis dengan para konsumen dan pemasok.
Menggencarkan inovasi dalam bisnis
Investasi dalam teknologi sistem informasi ini dapat digunakan untuk menghasilkan jajaran produk, pelayanan dan proses-proses baru. Misalnya produk ATM dalam perbankan. Penekanan utama dalam sistem informasi yang bersifat strategis adalah untuk menciptakan adanya suatu hambatan dalam biaya untuk berpindah ke dalam kontek hubungan bisnis antara perusahaan dengan konsumen dan pemasok bahan baku. Yaitu suatu investasi dalam teknologi sistem informasi yang dapat membuat konsumen dan pemasok bahan baku menjadi sangat bergantung dan diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi yang inovatif tersebut. Sebagai akibatnya para konsumen dan pemasok ini menjadi enggan untuk menyisihkan biaya, waktu dan upaya untuk berpindah pada perusahaan pesaing yang hanya berakibat pada berkurangnya rasa kepuasan.
Membangun Sumberdaya Informasi Strategis
Bagaimana membangun sumberdaya informasi yang dapat meliputi hardware, software, jaringan kerja, pemenuhan para professional dalam sistem informasi dalam upaya untuk menghasilkan suatu produk dan layanan baru. Suatu basis informasi yang strategis dapat dibangun untuk menunjang strategi persaingan dari perusahaan. Informasi dalam bentuk corporate database biasanya senantiasa merupakan aset yang bernilai tinggi dalam mempromosikan efektifitas dan efisiensi dalam perusahaan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, informasi tentang pelanggan, para pesaing dan data ekonomi dan demografi lainnya, justru saat ini sering dipandang sebagai informasi yang bersifat strategis. Kesemuanya itu dapat digunakan dalam menyusun strategi perencanaan, pemasaran dan lain-lainnya.
Value Chain
Konsep yang dibangun oleh Michael Porter ini menggambarkan perusahaan sebagai suatu mata rantai dari kegiatan-kegiatan dasar yang memberikan nilai tambah pada produk-produk dan layanan-layanan jasa. Konsekuensinya hal ini juga akan menambah margin of values dari perusahaan. Dalam konsep ini aktifitas perusahaan dikelompokkan kedalam kategori primary activities dan support activities. Dengan menggunakan kerangka ini dapat digarisbawahi pada tahapan kegiatan yang mana suatu strategi persaingan tertentu tepat digunakan. Dalam hali managerial end-users dituntut untuk mencoba membangun suatu system informasi strategis untuk keperluan kegiatan-kegiatan perusahaan yang dianggap mempunyai nilai tambah yang paling besar bagi produk-produk dan layanan-layanan jasa perusahaan. Konsep value chain ini dapat membantu para manajer dalam memutuskan dimana dan bagaimana menerapkan kemampuan strategis dari suatu teknologi sistem informasi.
Sistem informasi yang dapat menigkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan, meng-gencarkan/mempromosikan inovasi, membangun sumberdaya informasi yang strategis dapat diterapkan pada aktifitas bisnis tertentu dalam perusahaan jika ia dapat digunakan untuk memperoleh keuntungan strategis di pasar.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Efektivitas dan efisiensi sebuah sistem berhubungan erat dengan kualitassistem tersebut. Kualitas sistem berarti kualitas dari kombinasi hardware dan software dalam sistem informasi. Fokusnya adalah performa dari sistem, yangmerujuk pada seberapa baik kemampuan perangkat keras, perangkat lunak
Sistem informasi merupakan bagian yang penting dalam pengoperasian suatu perusahaan, baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang. Dalam mengefektifkan dan mengefisienkan perusahaan, maka diperlukan suatu system informasi dalam memecahkan masalahnya. Pembuatan atau pengaturan suatu sistem informasi akuntansi penjualan berpengaruh pada tingkat penerimaan pendapatan didasari basil penjualan bagi perusahaan yang dapat dipakai perusahaan untuk membiayai kegiatan perusahaan, oleh karena itu pimpinan harus benar-benar mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dengan menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan yang memadai sehingga efektivitas penjualan dapat dicapai.
Untuk mengelola kegiatan perusahaan yang semakin berkembang pimpinan perusahaan memiliki keterbatasan waktu, keterbatasan tenaga dan kemampuan dalam menjalankan serta mengawasi seluruh aktivitas perusahaan secara langsung. Oleh karena itu pimpinan perusahaan perlu mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada bawahaannya yang disertai dengan batas-batas wewenang dan tanggung jawab. Maksud dari adanya pelimpahaan wewenang ini adalah untuk mempermudah kegiatan operasional, proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan dalam perusahaan.
Setiap perusahaan selalu menetapkan perolehan laba sebagai tujuan akhirnya. Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam perusahaan karena sumber utama pendapatan perusahaan berasal dari penjualan, kegiatan penjualan dapat dilaksanakan dengan baik jika didukung oleh sistem penjualan yang memadai. Sistem informasi yang memadai ini akan menghasilkan informasi-informasi penting yang diperlukan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat bagi kemajuan organisasinya. Kebijakan, prosedur dari sistem informasi dapat menyediakan informasi kebutuhan bagi pengguna
B. SARAN
Suatu perusahaan yang baik adalah suatu perusahaan yang mampu memberikan kemudahan bagi karyawan ataupun instansi dalam rekan bisnis yang dikelolanya. Pemanfaatan system informasi merupakan suatu cara untuk mempermudah pekerjaan suatu perusahaan. Untuk itu mari sama-sama memanfaatkan system informasi dalam kebaikan.
DAFTAR PUSTAKA
http://apustpicurug.wordpress.com/2010/02/04/pengertian-efisiensi-dan-efektifitas-kerja/
http://file.upi.edu/Direktori/FPBS/JUR._PEND._BHS._DAN_SASTRA_INDONESIA/198001292005011-ANDIKA_DUTHA_BACHARI/Komponen_K.pdf
http://skripsi-ilmiah.blogspot.com/2009/04/peranan-sistem-informasi-akuntansi.html
http://apustpicurug.wordpress.com/2010/02/04/pengertian-efisiensi-dan-efektifitas-kerja/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar